Zarządzenie Nr 34/2011
Wójta Gminy Mieścisko
z dnia 7 marca 2011 roku
w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Mieścisko
Działając na podstawie art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 Nr 142 poz. 1591 ze zmianami), w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.U. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zarządzam co następuje:
§1
Wprowadzam „Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Mieścisko” w brzmieniu załącznika nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy
§3
Zarządzenie obowiązuje z dniem podjęcia.
Wójt Gminy Mieścisko
/-/Andrzej Banaszyński
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 34/2011
Wójta Gminy Mieścisko
z dnia 7 marca 2011roku
Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Mieścisko
§1
Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Mieścisko stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
§2
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
a. Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
b. Skuteczności i efektywności działania;
c. Wiarygodności sprawozdań;
d. Ochrony zasobów;
e. Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
f. Efektywności i skuteczności przepływu informacji;
g. Zarządzania ryzykiem;
§3
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
a. Wójcie – należy przez to rozumieć – Wójta Gminy Mieścisko,
b. Gminie – należy przez to rozumieć –Gminę Mieścisko,
c. Urzędzie – należy przez to rozumieć – Urząd Gminy Mieścisko.
§4
W Urzędzie wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:
I. Środowisko wewnętrzne;
II. Cele i zarządzanie ryzykiem;
III. Mechanizmy kontroli;
IV. Informacja i komunikacja;
V. Monitorowanie i ocena;
I. Środowisko wewnętrzne
§5
1. Właściwe środowisko wewnętrzne jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej.
2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w:
a. Przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce:
b. Posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników;
c. Istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki;
d. Praktyce identyfikacji zadań wrażliwych;
e. Właściwym powierzaniu obowiązków;
§6
Pracownicy samorządowi świadomi są wartości etycznych obowiązujących w Urzędzie, określonych w:
a. Ustawie o pracownikach samorządowych;
b. Regulaminie pracy Urzędu Gminy Mieścisko;
c. Kodeksie etycznym pracowników Urzędu Gminy Mieścisko
d. Indywidualnych zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
§7
1. Nabór nowych kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze jest otwarty i konkurencyjny.
2. Proces zatrudniania pracowników, prowadzący do wyboru najlepszego kandydata, określony został poprzez Instrukcję w sprawie zasad przeprowadzenia rekrutacji pracowników samorządowych.
§8
1. Teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracowników po raz pierwszy podejmujących pracę na stanowisku urzędniczym określono w Zarządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę
2. Odpowiedni poziom kompetencji zawodowych zatrudnionych w Urzędzie pracowników zapewniają identyfikacja potrzeb oraz planowanie i ocena skuteczności szkoleń, w których uczestniczą pracownicy Urzędu.
3. Praca urzędnika podlega ocenie, zgodnie z Zarządzeniem w sprawie sposobu i trybu dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych.
§9
1. Na elementy dokumentacji struktury organizacyjnej Urzędu składają się: Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Mieścisko oraz opisy stanowisk pracy.
2. Dokumenty te stanowią nie tylko podstawę doboru i rekrutacji nowych pracowników, ale również fundament całego systemu zarządzania kadrami.
§10
1. Delegowanie uprawnień i obowiązków warunkuje prawidłowe i sprawne zarządzanie jednostką.
2. W Urzędzie obowiązuje zasada pisemnego delegowania uprawnień poszczególnym pracownikom. Uprawnienia pracowników Urzędu zawarte są w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Mieścisko oraz w indywidualnych zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Upoważnienie może mieć również formę indywidualnego odrębnego dokumentu. Przyjęcie upoważnienia pracownik potwierdza podpisem.
3. W Urzędzie prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.
II. Cele i zarządzanie ryzykiem
§11
1. Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki.
2. W ramach zarządzania ryzykiem należy:
a. Określać misję jednostki;
b. Określać cele i zadania jednostki;
c. Monitorować i oceniać realizację zadań;
d. Dokonywać identyfikacji ryzyka;
e. Analizować ryzyko;
f. Określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze;
§12
Zadania własne gminy określone są ogólnie w ustawie o samorządzie gminnym oraz w przepisach szczegółowych.
§13
Misja Urzędu określona została w przyjętej Polityce Jakości Urzędu Gminy Mieścisko i wynika z określonego w ustawie zakresu działania gminy.
§14
Zasady określania szczegółowych celów i zadań, zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją, jak również sposób oceny stopnia osiągnięcia założonych celów i zadań określone zostały w odrębnej „Instrukcji w sprawie ustalenia zasad określania celów i zadań, zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją oraz oceny stopnia ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Mieścisko” – stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
III. Mechanizmy kontroli
§15
W jednostce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:
a. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej;
b. Nadzór;
c. Ciągłość działalności:
d. Ochrona zasobów;
e. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych;
f. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych;
§16
1. Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się wdrożone i obowiązujące w Urzędzie :
a. Procedury wewnętrzne,
b. Instrukcje i wytyczne;
c. Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników;
d. Inne dokumenty wewnętrzne;
2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie stanowią również protokoły kontroli.
§17
W celu zachowania spójności i dostępności dokumentacji w Urzędzie prowadzone są m.in.:
a. Rejestr zarządzeń Wójta .
b. Rejestr upoważnień i pełnomocnictw.
c. Ewidencja pieczęci urzędowych.
d. Rejestr delegacji służbowych krajowych.
e. Rejestr delegacji służbowych zagranicznych.
f. Rejestr umów.
§18
1. Kierownicy poszczególnych referatów, w zakresie ich właściwości rzeczowej, odpowiedzialni są za bieżącą analizę obowiązujących procedur, instrukcji, regulaminów i innych dokumentów wewnętrznych pod kątem ich kompletności i aktualności.
2. Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad spójnością obowiązującej w Urzędzie dokumentacji oraz zapewnia dostępność dokumentacji dla wszystkich osób, którym jest ona niezbędna. Sekretarz zadania te wykonuje przy pomocy kierowników poszczególnych referatów.
§19
1. W Urzędzie działa system kontroli, której celem jest zapewnienie prawidłowego wykonywania zadań przez poszczególne komórki organizacyjne.
§20
1. Nadzór kierowniczy w Urzędzie obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników oraz systematyczną ocenę ich pracy.
2. Nadzór nad wykonywaniem zadań prowadzony jest m.in.
a. W ramach sprawozdawczości z wykonania budżetu.
b. Poprzez analizę stopnia i efektywności wykonania zadań na okresowych spotkaniach kierownictwa Urzędu.
c. Poprzez funkcjonujący w Urzędzie elektroniczny obieg dokumentów.
d. W ramach bieżącej kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez kierowników nad pracą podległych im bezpośrednio pracowników.
§21
1. W celu zapewnienia ciągłości działalności Urzędu wprowadzono m.in.
a. System planowania urlopów pracowniczych;
b. Udokumentowany (wpisany w zakres obowiązków pracownika) system zastępstw pracowniczych, który w sposób stały określa osoby nawzajem się zastępujące. W ramach systemu zastępstw pracownik posiada odpowiednie narzędzia (dostęp do aplikacji, dokumentacji, informacji) umożliwiający wykonanie danego zadania.
2. W Urzędzie dokumentacja jest rejestrowana, znakowana, prowadzona i przechowywana zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala w razie konieczności na sprawne przejęcie spraw przez osobę zastępującą
§22
1. Ochrona zasobów w Urzędzie obejmuje zarówno ochronę zasobów materialnych jak również zasobów informatycznych.
2. Obowiązki pracownika wynikające z ochrony zasobów określone są m.in. w:
a. Regulaminie pracy.
b. Indywidualnych zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
c. Polityce bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy
d. Opisie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
e. Opisie systemu informatycznego, zawierającym wykaz programów wraz z charakterystyką i programowymi zasadami ochrony danych.
3. Wymienione w pkt. 2 dokumenty określają m.in. zasady dostępu do zasobów, w tym do zasobów wrażliwych, zarówno w godzinach pracy jak i poza godzinami.
4. Składniki majątku trwałego gminy są zidentyfikowane, wycenione, spisane i odpowiednio oznakowane.
5. Stan zasobów jest okresowo porównywany z zapisami w księgach i innych rejestrach.
6. Zasoby materialne powierzane są poszczególnym pracownikom na podstawie umowy o odpowiedzialności (ewentualnie współodpowiedzialności) materialnej za powierzone mienie.
7. Zasoby Urzędu zabezpieczone są poprzez instalację alarmową funkcjonującą w systemie dyskretnego ostrzegania.
8. Dokumenty archiwalne Urzędu przechowywane są w prawidłowo urządzonym i nadzorowanym archiwum zakładowym.
9. Mienie gminy jest ubezpieczone.
§23
Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w Urzędzie określone zostały m.in. w następującej dokumentacji:
1. Instrukcja inwentaryzacyjna.
2. Instrukcja kasowa.
3. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
4. Instrukcja ewidencji i poboru podatków i opłat.
§24
1. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w Urzędzie obejmują m.in. kontrolę dostępu do zasobów informatycznych (sprzętu, systemu, aplikacji, danych) oraz kontrolę oprogramowania systemowego.
2. Mechanizmy kontroli systemów określa m.in. polityka bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy oraz instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym w Urzędzie Gminy.
3. W Urzędzie prowadzona jest ewidencja stosowanych systemów i programów.
IV. Informacja i komunikacja
§25
1. Bieżące informacje niezbędne do prawidłowej realizacji zadań zapewnia się pracownikom poprzez:
a. Bezpośredni dostęp do zasobów internetowych.
b. System szkoleń pracowniczych
c. Dyżury radcy prawnego.
2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest w Urzędzie poprzez:
a. Cykliczne spotkania kierownictwa oraz pracowników.
b. Informatyczną sieć wewnętrzną Urzędu.
c. Elektroniczny obieg dokumentów PROTON
3. Komunikacja zewnętrzna realizowana jest poprzez:
a. Spotkania bezpośrednie z mieszkańcami oraz interesantami.
b. System składania skarg i wniosków.
c. Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu.
d. Stronę internetową Gminy.
V. Monitorowanie i ocena
§26
1. Ocena systemu kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Urzędu powinna być prowadzona w sposób ciągły. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, aby zidentyfikowane problemy na bieżąco rozwiązywać. Za dokonywanie oceny odpowiedzialny jest kierownik komórki organizacyjnej.
2. Przynajmniej raz w roku należy przeprowadzić samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające oraz pracowników komórki organizacyjnej Urzędu. Proces dokonania samooceny oraz jego wyniki należy udokumentować.
Załącznik nr 1
do Regulaminu kontroli zarządczej
w Urzędzie Gminy Mieścisko
Instrukcja w sprawie ustalenia zasad określania celów i zadań,
zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją
oraz oceny stopnia ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Mieścisko
Instrukcja stanowi standardy postępowania przy określaniu celów i zadań oraz przy szacowaniu ryzyka w Urzędzie Gminy Mieścisko.
§1
1) Ryzykiem jest zdarzenie o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań w Urzędzie Gminy Mieścisko.
2) Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie ma na celu maksymalne zmniejszenie wpływu zidentyfikowanego ryzyka na realizację założonych celów i określonych zadań.
§2
Wyróżnić można m.in. następujące obszary ryzyka:
1) Ryzyka wynikające z prowadzonej działalności;
2) Ryzyka zewnętrzne, takie jak zmiany przepisów, polityczne, demograficzne, zakłócenia w działaniu infrastruktury;
3) Ryzyka finansowe, jak zmiana wysokości dochodów, pojawienie się niespodziewanych wydatków związanych z losowym ich charakterem;
4) Ryzyka obejmujące posiadane zasoby;
§3
System zarządzania ryzykiem obejmuje:
1) Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji;
2) Identyfikację ryzyka;
3) Analizę ryzyka;
4) Reakcję na ryzyko;
Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji
§4
1) Cele i zadania określane są w co najmniej rocznej perspektywie.
2) Cele i zadania określane są na wspólnym posiedzeniu kierownictwa Urzędu i opracowane zgodnie z arkuszem zestawienia celów i zadań stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
3) Za prawidłowe wypełnienie arkusza zestawienia celów i zadań odpowiedzialny jest Sekretarz Gminy.
4) Nadzór nad realizacją celów i zadań sprawują w ramach kontroli funkcjonalnej kierownicy komórek organizacyjnych. Nadzór nad realizacją zadań dokonywany jest również w ramach samokontroli prowadzonej przez poszczególnych pracowników.
5) Miernikiem realizacji celów i zadań jest fakt ich fizycznego (mierzalnego) osiągnięcia, a monitorowanie odbywa się poprzez analizę ryzyka związanego z ich realizacją oraz analizę kosztów w trakcie jak i po końcowym rozliczeniu.
6) Kryteriami oceny realizacji celów są ponadto kryteria oszczędności (koszt realizacji mniejszy od planowanego), efektywności (osiągnięto więcej niż zakładano) i skuteczności (cel lub zadanie zostało osiągnięte zgodnie z założeniami lub w stopniu je przewyższającym).
7) Ocena realizacji celów i zadań dokonywana jest na bieżąco na cyklicznych protokołowanych spotkaniach kierownictwa Urzędu.
Identyfikacja i analiza ryzyka, reakcja na ryzyko
§5
1) W oparciu o ustaloną listę celów i zadań do realizacji, należy przystąpić do identyfikacji ryzyk występujących w danej komórce organizacyjnej lub na samodzielnym stanowisku pracy.
2) Przy identyfikacji ryzyka uczestniczą wszyscy pracownicy danego referatu. Na samodzielnych stanowiskach pracy identyfikacji ryzyka dokonuje pracownik we współpracy z bezpośrednim przełożonym.
3) Wyodrębnione ryzyka kierownicy Referatów, a w przypadku samodzielnych stanowisk pracy Sekretarz Gminy, przedstawiają na spotkaniu kierownictwa Urzędu, podczas którego dokonywana jest również analiza wyodrębnionych ryzyk.
4) W przypadku ryzyk uznanych za istotne, podejmowane są działania prowadzące do ich minimalizacji.
5) Do każdego ryzyka, o którym mowa w pkt 4, przyporządkowuje się jego właściciela, który odpowiada za zarządzanie nim. Najczęściej właścicielem ryzyka jest osoba odpowiadająca za realizację celu czy zadania.
6) Identyfikacji i analizy ryzyka dokonuje się nie później niż do końca pierwszego kwartału bieżącego roku.
§6
W zakresie zarządzania ryzykiem do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy:
1) Nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki;
2) Zidentyfikowane ryzyka poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków;
3) Do każdego zidentyfikowanego ryzyka określić rodzaj wymaganej reakcji (np. tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie);
4) Określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia istotnych ryzyk do akceptowalnego poziomu.
5) Monitorować działania wprowadzone w celu minimalizacji ryzyka.
Załącznik Nr 1
do instrukcji w sprawie ustalenia zasad określania celów
i zadań, zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją
oraz oceny stopnia ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Mieścisko
Arkusz zestawienia celów i zadań na rok ……
Data sporządzenia arkusza ………………………………….
Zestawienie celów:
|
Lp.
|
Nazwa celu |
Liczba zadań
do celu |
|
1. |
|
|
|
2. |
|
|
|
3. |
|
|
Zadania do celów:
Cel nr 1 ………………………………………………………………………………….
Zadanie nr 1 …………………………………………………………………………………..
Komórka odpowiedzialna za zadanie ………………………………………………….
Osoba odpowiedzialna za zadanie ………………………………………………….
Planowany termin rozpoczęcia zadania ………………………………………….………
Planowany termin zakończenia zadania …………………………………………………..
Zadanie nr 2 (wg, powyższego wzoru)
Zadanie nr 3 (cd.)
Cel nr 2 ………………………………………………………………………………….
Zadanie nr 1 …………………………………………………………………………………..
Komórka odpowiedzialna za zadanie ………………………………………………….
Osoba odpowiedzialna za zadanie ………………………………………………….
Planowany termin rozpoczęcia zadania ………………………………………….………
Planowany termin zakończenia zadania …………………………………………………..
Zadanie nr 2 (wg powyższego wzoru)
………………………………………………
data i podpis sporządzającego zestawienie
