Zarządzenie Nr 34/2011

Wójta Gminy Mieścisko

z dnia 7 marca 2011 roku

w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Mieścisko

Działając na podstawie art. 69 ust.1 pkt 2  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 Nr 142 poz. 1591 ze zmianami), w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.U. Min. Fin. Nr 15, poz. 84),  zarządzam co następuje:

§1

Wprowadzam „Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Mieścisko” w brzmieniu załącznika nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy

§3

Zarządzenie obowiązuje z dniem podjęcia.

Wójt Gminy Mieścisko

/-/Andrzej Banaszyński

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 34/2011

Wójta Gminy Mieścisko

z dnia 7 marca 2011roku

Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Mieścisko

§1

Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Mieścisko stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

§2

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

a.       Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

b.      Skuteczności i efektywności działania;

c.       Wiarygodności sprawozdań;

d.      Ochrony zasobów;

e.       Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

f.       Efektywności i skuteczności przepływu informacji;

g.       Zarządzania ryzykiem;

§3

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

a.       Wójcie – należy przez to rozumieć – Wójta Gminy Mieścisko,

b.      Gminie – należy przez to rozumieć –Gminę Mieścisko,

c.       Urzędzie – należy przez to rozumieć – Urząd Gminy Mieścisko.

§4

W Urzędzie wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:

I.          Środowisko wewnętrzne;

II.       Cele i zarządzanie ryzykiem;

III.     Mechanizmy kontroli;

IV.    Informacja i komunikacja;

V.       Monitorowanie i ocena;

I.                   Środowisko wewnętrzne

§5

1.    Właściwe środowisko wewnętrzne jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej.

2.    Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w:

a.       Przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce:

b.      Posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników;

c.       Istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki;

d.      Praktyce identyfikacji zadań wrażliwych;

e.       Właściwym powierzaniu obowiązków;

§6

Pracownicy samorządowi świadomi są wartości etycznych obowiązujących w Urzędzie, określonych w:

a.       Ustawie o pracownikach samorządowych;

b.      Regulaminie pracy Urzędu Gminy Mieścisko;

c.       Kodeksie etycznym pracowników Urzędu Gminy Mieścisko

d.      Indywidualnych zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

§7

1.    Nabór nowych kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze jest otwarty i konkurencyjny.

2.    Proces zatrudniania pracowników, prowadzący do wyboru najlepszego kandydata, określony został poprzez Instrukcję w sprawie zasad   przeprowadzenia rekrutacji pracowników samorządowych.

§8

1. Teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracowników po raz pierwszy podejmujących pracę na stanowisku urzędniczym określono w Zarządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę

2. Odpowiedni poziom kompetencji zawodowych zatrudnionych w Urzędzie pracowników zapewniają identyfikacja potrzeb oraz planowanie i ocena skuteczności szkoleń, w których uczestniczą pracownicy Urzędu.

3. Praca urzędnika podlega ocenie, zgodnie z Zarządzeniem w sprawie sposobu i trybu dokonywania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych.

§9

1.    Na elementy dokumentacji struktury organizacyjnej Urzędu składają się: Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Mieścisko oraz opisy stanowisk pracy.

2.    Dokumenty te stanowią nie tylko podstawę doboru i rekrutacji nowych pracowników, ale również fundament całego systemu zarządzania kadrami.

§10

1.    Delegowanie uprawnień i obowiązków warunkuje prawidłowe i sprawne zarządzanie jednostką.

2.    W Urzędzie obowiązuje zasada pisemnego delegowania uprawnień poszczególnym pracownikom. Uprawnienia pracowników Urzędu zawarte są w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Mieścisko oraz w indywidualnych zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Upoważnienie może mieć również formę indywidualnego odrębnego dokumentu. Przyjęcie upoważnienia pracownik potwierdza podpisem.

3.    W Urzędzie prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.

II.                Cele i zarządzanie ryzykiem

§11

1.    Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki.

2.    W ramach zarządzania ryzykiem należy:

a.       Określać misję jednostki;

b.      Określać cele i zadania jednostki;

c.       Monitorować i oceniać realizację zadań;

d.      Dokonywać identyfikacji ryzyka;

e.       Analizować ryzyko;

f.       Określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze;

§12

Zadania własne gminy określone są ogólnie w ustawie o samorządzie gminnym oraz w przepisach szczegółowych.

§13

Misja Urzędu określona została w przyjętej Polityce Jakości Urzędu Gminy Mieścisko             i wynika z określonego w ustawie zakresu działania gminy.

§14

Zasady określania szczegółowych celów i zadań, zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją, jak również sposób oceny stopnia osiągnięcia założonych celów i zadań określone zostały w odrębnej „Instrukcji w sprawie ustalenia zasad określania celów i zadań, zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją oraz oceny stopnia ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Mieścisko” – stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

III.             Mechanizmy kontroli

§15

W jednostce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

a.       Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej;

b.      Nadzór;

c.       Ciągłość działalności:

d.      Ochrona zasobów;

e.       Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych;

f.       Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych;

§16

1.    Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się wdrożone i obowiązujące w Urzędzie :

a.       Procedury wewnętrzne,

b.      Instrukcje i wytyczne;

c.       Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników;

d.      Inne dokumenty wewnętrzne;

2.    Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie stanowią również protokoły kontroli.

§17

W celu zachowania spójności i dostępności dokumentacji w Urzędzie prowadzone są m.in.:

a.       Rejestr zarządzeń Wójta .

b.      Rejestr upoważnień i pełnomocnictw.

c.       Ewidencja pieczęci urzędowych.

d.      Rejestr delegacji służbowych krajowych.

e.       Rejestr delegacji służbowych zagranicznych.

f.       Rejestr umów.

§18

1.    Kierownicy poszczególnych referatów, w zakresie ich właściwości rzeczowej, odpowiedzialni są za  bieżącą analizę obowiązujących procedur, instrukcji, regulaminów i innych dokumentów wewnętrznych pod kątem ich kompletności i aktualności.

2.    Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad spójnością obowiązującej w Urzędzie dokumentacji oraz zapewnia dostępność dokumentacji dla wszystkich osób, którym jest ona niezbędna. Sekretarz zadania te wykonuje przy pomocy kierowników poszczególnych referatów.

§19

1.    W Urzędzie działa system kontroli, której celem jest zapewnienie prawidłowego wykonywania zadań przez poszczególne komórki organizacyjne.

§20

1.      Nadzór kierowniczy w Urzędzie obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdemu z pracowników oraz systematyczną ocenę ich pracy.

2.      Nadzór nad wykonywaniem zadań prowadzony jest m.in.

a.       W ramach sprawozdawczości z wykonania budżetu.

b.      Poprzez analizę stopnia i efektywności wykonania zadań na okresowych spotkaniach kierownictwa Urzędu.

c.       Poprzez funkcjonujący w Urzędzie elektroniczny obieg dokumentów.

d.      W ramach bieżącej kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez kierowników nad pracą podległych im bezpośrednio pracowników.

§21

1.        W celu zapewnienia ciągłości działalności Urzędu wprowadzono m.in.

a.       System planowania urlopów pracowniczych;

b.      Udokumentowany (wpisany w zakres obowiązków pracownika) system zastępstw pracowniczych, który w sposób stały określa osoby nawzajem się zastępujące. W  ramach systemu zastępstw pracownik posiada odpowiednie narzędzia (dostęp do aplikacji, dokumentacji, informacji) umożliwiający wykonanie danego zadania.

2.        W Urzędzie dokumentacja jest rejestrowana, znakowana, prowadzona i przechowywana zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala w razie konieczności na sprawne przejęcie spraw przez osobę zastępującą

§22

1.        Ochrona zasobów w Urzędzie obejmuje zarówno ochronę zasobów materialnych jak również zasobów informatycznych.

2.        Obowiązki pracownika wynikające z ochrony zasobów określone są m.in. w:

a.       Regulaminie pracy.

b.      Indywidualnych zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

c.       Polityce bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy

d.      Opisie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

e.       Opisie systemu informatycznego, zawierającym wykaz programów wraz z charakterystyką i programowymi zasadami ochrony danych.

3.        Wymienione w pkt. 2 dokumenty określają m.in. zasady dostępu do zasobów, w tym do zasobów wrażliwych,  zarówno w godzinach pracy jak i poza godzinami.

4.        Składniki majątku trwałego gminy są zidentyfikowane, wycenione, spisane i odpowiednio oznakowane.

5.        Stan zasobów jest okresowo porównywany z zapisami w księgach i innych rejestrach.

6.        Zasoby materialne powierzane są poszczególnym pracownikom na podstawie umowy  o odpowiedzialności (ewentualnie współodpowiedzialności)  materialnej za powierzone mienie.

7.        Zasoby Urzędu zabezpieczone są poprzez instalację alarmową funkcjonującą w systemie dyskretnego ostrzegania.

8.        Dokumenty archiwalne Urzędu przechowywane są w prawidłowo urządzonym i nadzorowanym archiwum zakładowym.

9.        Mienie gminy jest ubezpieczone.

§23

Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w Urzędzie określone zostały m.in. w następującej dokumentacji:

1.        Instrukcja inwentaryzacyjna.

2.        Instrukcja kasowa.

3.        Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych.

4.        Instrukcja ewidencji i poboru podatków i opłat.

§24

1.        Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w Urzędzie obejmują m.in. kontrolę dostępu do zasobów informatycznych (sprzętu, systemu, aplikacji, danych) oraz kontrolę oprogramowania systemowego.

2.        Mechanizmy kontroli systemów określa m.in. polityka bezpieczeństwa danych osobowych w Urzędzie Gminy oraz instrukcja określająca sposób zarządzania systemem informatycznym w Urzędzie Gminy.

3.        W Urzędzie prowadzona jest ewidencja stosowanych systemów i programów.

IV.              Informacja i komunikacja

§25

1.    Bieżące informacje niezbędne do prawidłowej realizacji zadań zapewnia się pracownikom poprzez:

a.       Bezpośredni dostęp do zasobów internetowych.

b.      System szkoleń pracowniczych

c.       Dyżury radcy prawnego.

2.    Komunikacja wewnętrzna realizowana jest w Urzędzie poprzez:

a.       Cykliczne spotkania kierownictwa oraz pracowników.

b.      Informatyczną sieć wewnętrzną Urzędu.

c.       Elektroniczny obieg dokumentów PROTON

3.    Komunikacja zewnętrzna realizowana jest poprzez:

a.       Spotkania bezpośrednie z mieszkańcami oraz interesantami.

b.      System składania skarg i wniosków.

c.       Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu.

d.      Stronę internetową Gminy.

V.                 Monitorowanie i ocena

§26

1.    Ocena systemu kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Urzędu powinna być prowadzona w sposób ciągły. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, aby zidentyfikowane problemy na bieżąco rozwiązywać. Za dokonywanie oceny odpowiedzialny jest kierownik komórki organizacyjnej.

2.    Przynajmniej raz w roku należy przeprowadzić samoocenę systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające oraz pracowników komórki organizacyjnej Urzędu. Proces dokonania samooceny oraz jego wyniki należy udokumentować.

Załącznik nr 1

do Regulaminu kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy Mieścisko

Instrukcja w sprawie ustalenia zasad określania celów i zadań,

zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją

oraz oceny stopnia ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Mieścisko

Instrukcja stanowi standardy postępowania przy określaniu celów i zadań oraz przy szacowaniu ryzyka w Urzędzie Gminy Mieścisko.

§1

1)        Ryzykiem jest zdarzenie o określonym prawdopodobieństwie, którego wystąpienie może mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań w Urzędzie Gminy Mieścisko.

2)        Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie ma na celu maksymalne zmniejszenie wpływu zidentyfikowanego ryzyka na realizację założonych celów i określonych zadań.

§2

Wyróżnić można m.in. następujące obszary ryzyka:

1)      Ryzyka wynikające z prowadzonej działalności;

2)      Ryzyka zewnętrzne, takie jak zmiany przepisów, polityczne, demograficzne, zakłócenia w działaniu infrastruktury;

3)      Ryzyka finansowe, jak zmiana wysokości dochodów, pojawienie się niespodziewanych wydatków związanych z losowym ich charakterem;

4)      Ryzyka obejmujące posiadane zasoby;

§3

System zarządzania ryzykiem obejmuje:

1)        Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji;

2)        Identyfikację ryzyka;

3)        Analizę ryzyka;

4)        Reakcję na ryzyko;

Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

§4

1)        Cele i zadania określane są w co najmniej rocznej perspektywie.

2)        Cele i zadania określane są na wspólnym posiedzeniu kierownictwa Urzędu i opracowane zgodnie z arkuszem zestawienia celów i zadań stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

3)        Za prawidłowe wypełnienie arkusza zestawienia celów i zadań odpowiedzialny jest Sekretarz Gminy.

4)        Nadzór nad realizacją celów i zadań sprawują w ramach kontroli funkcjonalnej kierownicy komórek organizacyjnych. Nadzór nad realizacją zadań dokonywany jest również w ramach samokontroli prowadzonej przez poszczególnych pracowników.

5)        Miernikiem realizacji celów i zadań jest fakt ich fizycznego (mierzalnego) osiągnięcia, a monitorowanie odbywa się poprzez analizę ryzyka związanego z ich realizacją oraz analizę kosztów w trakcie jak i po końcowym rozliczeniu.

6)        Kryteriami oceny realizacji celów są ponadto kryteria oszczędności (koszt realizacji mniejszy od planowanego), efektywności (osiągnięto więcej niż zakładano) i skuteczności (cel lub zadanie zostało osiągnięte zgodnie z założeniami lub w stopniu je przewyższającym).

7)        Ocena realizacji celów i zadań dokonywana jest na bieżąco na cyklicznych protokołowanych spotkaniach kierownictwa Urzędu.

Identyfikacja i analiza ryzyka, reakcja na ryzyko

§5

1)        W oparciu o ustaloną listę celów i zadań do realizacji, należy przystąpić do identyfikacji ryzyk występujących w danej komórce organizacyjnej lub na samodzielnym stanowisku pracy.

2)        Przy identyfikacji ryzyka uczestniczą wszyscy pracownicy danego referatu. Na samodzielnych stanowiskach pracy identyfikacji ryzyka dokonuje pracownik we współpracy z bezpośrednim przełożonym.

3)        Wyodrębnione ryzyka kierownicy Referatów, a w przypadku samodzielnych stanowisk pracy Sekretarz Gminy, przedstawiają na spotkaniu kierownictwa Urzędu, podczas którego dokonywana jest również analiza wyodrębnionych ryzyk.

4)        W przypadku ryzyk uznanych za istotne, podejmowane są działania prowadzące do ich minimalizacji.

5)        Do każdego ryzyka, o którym mowa w pkt 4, przyporządkowuje się jego właściciela, który odpowiada za zarządzanie nim. Najczęściej właścicielem  ryzyka jest osoba odpowiadająca za realizację celu czy zadania.

6)        Identyfikacji i analizy ryzyka dokonuje się nie później niż do końca pierwszego kwartału bieżącego roku.

§6

W zakresie zarządzania ryzykiem do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy:

1)        Nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki;

2)        Zidentyfikowane ryzyka poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków;

3)        Do każdego zidentyfikowanego ryzyka określić rodzaj wymaganej reakcji (np. tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie);

4)        Określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia istotnych ryzyk do akceptowalnego poziomu.

5)        Monitorować działania wprowadzone w celu minimalizacji ryzyka.

Załącznik Nr 1

do instrukcji w sprawie ustalenia zasad określania celów

i zadań, zarządzania ryzykiem związanym z ich realizacją

oraz oceny stopnia ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Mieścisko

Arkusz zestawienia celów i zadań na rok ……

Data sporządzenia arkusza ………………………………….

Zestawienie celów:

Lp.	Nazwa celu	Liczba zadań do celu
1.
2.
3.

Zadania do celów:

Cel nr 1          ………………………………………………………………………………….

Zadanie nr 1   …………………………………………………………………………………..

Komórka odpowiedzialna za zadanie ………………………………………………….

Osoba odpowiedzialna za zadanie                 ………………………………………………….

Planowany termin rozpoczęcia zadania          ………………………………………….………

Planowany termin zakończenia zadania         …………………………………………………..

Zadanie nr 2 (wg, powyższego wzoru)

Zadanie nr 3  (cd.)

Cel nr 2          ………………………………………………………………………………….

Zadanie nr 1   …………………………………………………………………………………..

Komórka odpowiedzialna za zadanie ………………………………………………….

Osoba odpowiedzialna za zadanie                 ………………………………………………….

Planowany termin rozpoczęcia zadania          ………………………………………….………

Planowany termin zakończenia zadania         …………………………………………………..

Zadanie nr 2 (wg powyższego wzoru)

………………………………………………

                                                                                              data i podpis sporządzającego zestawienie