ZARZĄDZENIE NR 10/I/2007

Wójta Gminy Mieścisko

z dnia 4 stycznia 2007  r.

w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Mieścisko 

Na podstawie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z 2005 r. ze zmianami ) zarządzam co następuje:

§  1.

Wprowadzam „ Procedury Kontroli Finansowej w Urzędzie Gminy Mieścisko  w brzmieniu określonym  załącznikiem Nr 1  do niniejszego zarządzenia.

§  2.

 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 10/I/2007    

Wójta Gminy Mieścisko z dnia 4 stycznia 2007 roku

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1

1.      Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem. Kontrola finansowa obejmuje :

- przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ,

- badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

- prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.

2.      Procedury kontroli finansowej zostały opracowane z uwzględnieniem Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ujętych w załączniku do komunikatu  Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 roku  / Dziennik Urzędowy Ministerstwa Finansów  Nr 7 z 30 czerwca 2006 roku / .

3.      Procedury obowiązują wszystkich pracowników Urzędu Gminy Mieścisko oraz wszyscy odpowiedzialni są za ich przestrzeganie w zakresie powierzonych obowiązków służbowych wynikających z zakresu czynności.

Rozdział II

Procedury

§ 2

Czynności określone w niniejszym rozdziale wykonuje wójt gminy lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

§ 3

1.      Środki publiczne należne jednostce powinny być pobierane na zasadach określonych we właściwych aktach prawnych, umowach lub innych dokumentach.

2.      Przy wykonywaniu czynności związanych z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych uwzględnia się zasady określone w odrębnych przepisach.

3.      Jeżeli należność jednostki nie została uregulowana w terminie, w prawidłowej wysokości, czy zgodnie ze stanem faktycznym – wzywa się dłużnika do zapłaty w terminach określonych we właściwych przepisach. Jeżeli nie zostały one przewidziane dokonuje się tego niezwłocznie.

4.      W razie bezskutecznych wezwań do zapłaty wszczyna się niezwłocznie właściwą procedurę egzekucyjną.

5.      Umarzanie, odraczanie lub rozkładanie na raty spłaty należności pieniężnych regulowane jest przepisami odrębnymi.

§ 4

1.      Zobowiązania finansowe zaciąga się z uwzględnieniem zasad. o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

2.      Wydatki jednostki dokonywane są z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 35 ustawy o finansach publicznych.

3.       Zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków realizowane jest z uwzględnieniem Prawa zamówień publicznych.

§ 5

1.      Zamówień publicznych udziela się z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 6

1.      Zwrotu środków publicznych dokonuje wójt gminy z zastrzeżeniem odrębnych przepisów.

2.      O stwierdzonej na podstawie ewidencji księgowej konieczności zwrotu środków publicznych niezwłocznie informuje się wójta gminy .

Rozdział III

Wykonywanie kontroli finansowej

§ 7

1.  Kontrola w zakresie:

a/ pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b/ zaciągania zobowiązań finansowych,

c/ dokonywania wydatków ze środków publicznych,

d/ udzielania zamówień publicznych,

e/ zwrotu środków publicznych, następuje poprzez  badanie i porównanie stanu  faktycznego –  ujawnionego w  dokumentach  tworzonych  w  toku  odpowiedniego  postępowania  –  ze  stanem wymaganym.

2.  Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.

§ 8

1.      Kontroli dokonuje się pod względem legalności, celowości, gospodarności, zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym oraz zgodności z planem finansowym.

2.      Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z prawem.

3.      Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania/wydatkiem, a realizacją zadań ustawowych/statutowych oraz adekwatność zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.

4.      Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją do spodziewanych efektów.

5.      Rzetelność – dotyczy zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy zobowiązania Urzędu Gminy  w Mieścisku  były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Urzędu oraz czy określone działania lub stany są faktyczne udokumentowane zgodnie z rzeczywistością.

6.      Zgodności z planem finansowym – oznacza zbadanie, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym wydatków budżetowych.

§ 9

Wewnętrzna kontrola finansowa sprawowana jest jako:

1.      Kontrola wstępna, tj. dokonywana przed wystąpieniem zdarzenia gospodarczego, polegająca na:

a)      stwierdzeniu,   przez   upoważnioną   osobę,   celowości   zaciągania   zobowiązania finansowego lub dokonania określonych wydatków – analiza projektów umów, porozumień i innych dowodów powodujących powstanie zobowiązań,

b)     potwierdzeniu przez upoważniona osobę, ujęcia wydatku w planie finansowym.

2)      Kontrola bieżąca – wykonywana po kontroli wstępnej, polegająca na:

a)      stwierdzeniu czy faktura, rachunek lub inny dokument księgowy jest prawidłowy pod względem merytorycznym,

b)     stwierdzeniu czy zaciągnięcie zobowiązania finansowego lub dokonanie określonego wydatku jest zgodne z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,

c)      sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem formalno-rachunkowym.

3)   Kontrola następna – obejmuje analizę stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

§ 10

Do samokontroli, która polega na prawidłowości wykonywania własnej pracy, zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności.

§ 11

1.      Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji, sprawują w szczególności:
a/ wójt gminy

b/ skarbnik gminy,

c/ kierownicy referatów

d/ inni pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej za podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

2.      Osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są w szczególności do:

a)      bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,

b)     bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych,

c)      podejmowania działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości, a w szczególności do składania odpowiednich wniosków do kierownika jednostki.

3.      W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu, kontrolę operacji gospodarczych sprawują osoby wskazane w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzonej Zarządzeniem Wójta Gminy Mieścisko.

§ 12

Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania oraz we właściwych przypadkach, odprowadzania do budżetu dokonuje wójt gminy lub osoby przez niego upoważnione.

§ 13

1. Wstępna kontrola przyszłych wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez wójta gminy  na etapie sporządzania planu finansowego.

§ 14

Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki:

a/  obejmuje kontrolę pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę,

b/ obejmuje kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz

innych podmiotów,

c/  przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji, której sposób jej przeprowadzania, terminy

oraz  przeprowadzające ją osoby zostały określone w Zarządzeniu Wójta Gminy Mieścisko

§ 15

1. Wstępna kontrola wydatków płacowych i płacopochodnych przeprowadzana jest przez wójta gminy na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia do potrzeb jednostki w tym roku budżetowym, na który sporządzany jest projekt planu.

§ 16

1.      Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje pracownik merytoryczny, a następnie skarbnik gminy  przed zaciągnięciem przez jednostkę zobowiązania.

2.      Wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje pracownik merytoryczny, a następnie skarbnik  gminy  przed wykonaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.

§ 17

1.        Złożenie podpisu przez skarbnika gminy  na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo (merytorycznego), oznacza, że:

a)      nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

b)     nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji

c)      zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

§ 18

1.   W celu wypełnienia obowiązków, o których mowa w § 4 i § 5, skarbnik gminy może żądać od kierowników komórek organizacyjnych jednostki:

a)      udzielania w formie ustnej lub pisemnej – w terminie przez niego określonym– niezbędnych informacji i wyjaśnień,

b)     udostępnienia – w trybie natychmiastowym – do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.

2.      W razie wątpliwości, co do zgodności z prawem operacji gospodarczej, skarbnik może niezależnie od wyjaśnień pracownika merytorycznego, zażądać również opinii radcy prawnego na temat legalności danej operacji.

3.      Skarbnik gminy  może wnioskować do wójta gminy  o określeni trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

§ 19

Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje wójt gminy.

§ 20

Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje wójt gminy.

§ 21

W razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w § 5 ust. 1 skarbnik gminy  zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie ich nie usunięcia odmawia podpisania dokumentu, o czym zawiadamia pisemnie kierownika jednostki.

§ 22

1.      Kontrolę następczą gospodarki finansowej, gospodarowania mieniem i udzielania zamówień publicznych prowadzi wójt gminy.

2.      Wójt gminy dokonuje kontroli stosowania procedur ustalonych niniejszym zarządzeniem przez poszczególne referaty urzędu gminy.

3.      Skarbnik gminy dokonuje kontroli operacji pod względem przejrzystości i jawności. Kontrola ma charakter kontroli dokumentów księgowych.

4.      Przez przejrzystość rozumie się stosowanie określonych, jednolitych zasad oznaczania dokumentów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z zakładowym planem kont i zasadami rachunkowości.

5.      Jawność oznacza takie sporządzanie dokumentów i prowadzenie rachunkowości, aby były zabezpieczone potrzeby w zakresie sprawozdawczości finansowej i budżetowej oraz aby zapewniony był dostąp do informacji, zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.

6.      Wójt gminy i skarbnik gminy mogą żądać przedstawienia w trybie natychmiastowym wszelkich dokumentów, danych, wyliczeń i innych oraz udzielenia wyjaśnień ustnych lub pisemnych dotyczących badanego postępowania.

Rozdział IV

Stwierdzenie wykonania obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, odpowiedzialność

§ 23

Pracownicy, którym powierzono obowiązki w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, z tytułu nieprawidłowego i nieterminowego ich wykonania, ponoszą odpowiedzialność określoną w przepisach szczególnych.

§ 24

Podpis Wójta Gminy Mieścisko zatwierdzający operację gospodarczą do realizacji oznacza uznanie, że została ona poddana procedurom wewnętrznej kontroli finansowej, zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.